Với dự kiến có tới 5,6 tỷ email hoạt động vào cuối năm 2019, không có gì phải nghi ngờ khi email marketing là một xu hướng bán hàng và tiếp thị không thể thiếu với mọi mô hình kinh doanh. Nhưng có quá nhiều thông tin trong hộp thư đến mỗi ngày, làm thế nào để thư của bạn nổi bật được trong hộp thư đến của người khác? Dù bạn mới tập gửi mail tiếp thị, hay đã dùng hình thức này được một thời gian, chú ý tránh 13 lỗi dưới đây sẽ giảm thiểu khả năng mail của bạn bị cho ngay vào thùng rác.

Các lỗi khi gửi email marketing

1. Lạm dụng chức năng trả lời tất cả
2. Quên để đọc lại
3. Sử dụng một dòng chủ đề lừa đảo
4. Chọn một lời chào lười biếng
5. Không định dạng tin nhắn của bạn
6. Gửi email vào đêm khuya
7. Không bao gồm chữ ký
8. Không có lời kêu gọi hành động
9. Sử dụng phông chữ “sáng tạo”
10. Không sử dụng phím tắt email
11. Gửi mail follow up quá sớm
12. Gửi email trong khi một cuộc gọi trực tiếp sẽ tốt hơn
13. Không đi thẳng vào vấn đề

1. Lạm dụng chức năng “Trả lời tất cả”

Trả lời tất cả là chức năng email có thể hữu ích hoặc không tùy vào từng tình huống. Nhưng cái nào sử dụng trong trường hợp nào? Dưới đây là phần giới thiệu nhanh về thời điểm sử dụng “Trả lời” so với “Trả lời tất cả”: Sử dụng “Trả lời tất cả” nếu

• Nhiều người cần nhận được phản hồi từ email
• Những người nhận khác sẽ bối rối nếu họ không thấy bạn phản hồi
• Phản hồi của bạn sẽ tác động đến 70% hoặc nhiều người hơn trong luồng mail

Sử dụng “Trả lời” nếu

• Email chỉ được gửi đến bạn
• Chỉ một người cần xem phản hồi của bạn
• Bạn nhận được một email toàn công ty và bạn nghĩ rằng hơn 2 người sẽ tròn mắt nếu bạn nhấn “Trả lời tất cả”
• Nếu bạn không cần phải trả lời tất cả bảy người trong email của mình nhưng cần thêm một hoặc hai người khác để trả lời, thì bạn nên chọn “Trả lời” và CC những người có liên quan khác trong tin nhắn của bạn.

2. Quên đọc lại trước khi gửi

Không có lý do để bào chữa cho lỗi chính tả trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Ngay cả khi bạn chỉ gửi một hoặc hai dòng văn bản, hãy nhanh chóng làm các thao tác sao chép và dán để đảm bảo không bị mắc một lỗi chính tả nào cả. Dưới đây là một vài công cụ tìm kiếm lỗi chính tả yêu thích của tôi: Tính năng “Đánh giá” của Microsoft Word bắt lỗi chính tả và dấu câu. Hemingway Editor bắt lỗi chính tả, dấu câu, chạy trên câu và đoạn văn khó đọc. Grammarly có một tiện ích mở rộng trên Chrome giúp chỉnh sửa công việc của bạn ngay thời điểm đó – ngay cả trong trình duyệt email của bạn. Khi bạn đã kiểm tra xong ngữ pháp và chính tả, hãy kiểm tra kỹ xem tên người nhận, tên công ty và địa chỉ email của bạn có được viết đúng chính tả không. Nếu không kiểm tra lỗi chính tả, có thể bạn sẽ không phát hiện ra bạn thiếu chữ “n” trong địa chỉ email của khách hàng tiềm năng của bạn.

3. Sử dụng một tiêu đề mail không đúng với nội dung

Chắc hẳn bạn đã từng gặp qua vấn đề này không ít lần trong đời. Có những email với tiêu đề như “Re: Cuộc họp tuần tới” hoặc “Theo dõi cuộc gọi ngày hôm qua.” Vấn đề là bạn chưa bao giờ nói chuyện với những người này. Dòng tiêu đề của họ chỉ đơn giản là một mánh khóe để bạn mở, đọc và trả lời. Đừng gửi những tiêu đề như thế này. Những tiêu đề mail thế này thể hiện sự lười biếng, không trung thực và đáng bị gửi thẳng vào thư rác. Tìm kiếm một cách tốt hơn để viết một tiêu đề mail thu hút sự chú ý? Mượn ý tưởng từ các tiêu đề mail thông dụng, thử một cách tiếp cận hài hước hơn hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra tiêu đề mail.

4. Chọn một lời chào lười biếng

Nếu bạn đã bắt đầu một email với lời chào: “Gửi đến ai có thể quan tâm”, bạn đang phạm lỗi sử dụng lời chào lười biếng. Internet đã khiến cho chúng ta gần như không thể không tìm ra tên, địa chỉ email và chức danh của người bạn đang gửi email. Cho dù bạn đang gửi email cho người quản lý tuyển dụng hoặc khách hàng tiềm năng, hãy dành năm phút để tìm hiểu một chút LinkedIn của họ để xem bạn đang nói chuyện với ai. Nếu bạn thực sự không thể tìm thấy tên hoặc chức danh của người nhận? Chỉ cần gửi email đến bộ phận bạn đang cố gắng tiếp cận. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc, bạn có thể gửi email, “Kính gửi người quản lý tuyển dụng” hoặc “Đội ngũ bán hàng thân mến”. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn tránh những lời chào kiểu cũ như “Kính gửi ông hoặc bà”. Nên nhớ, trong văn hoá doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các khách hàng nước ngoài, người đang cách bạn đến nửa vòng trái đất, email là ấn tượng đầu tiên của họ về bạn. Đảm bảo răng, email luôn chỉn chu từ câu mở đầu, bạn sẽ ghi điểm chỉ trong lần đầu tiên giao tiếp.

5. Không định dạng email

Năm 2018, thống kê cho thấy 46% tất cả các email được mở ra trên điện thoại di động. Vì vậy, nếu bạn viết một đoạn văn dài tám câu mà không có dấu đầu dòng hoặc định dạng, thì nó có khả năng một phần lớn độc giả của bạn sẽ đóng email của bạn trước khi họ kịp đọc một dòng. Và, hãy nhìn thẳng vào vấn đề, không ai thích đọc email dài – ngay cả từ máy tính để bàn. Định dạng email của bạn với các đoạn văn ngắn (không quá một đến hai câu mỗi câu), dấu đầu dòng, liên kết và danh sách. Điều này giữ cho mắt người nhận di chuyển xuống trang, làm cho tin nhắn của bạn thân thiện hơn với thiết bị di động và tăng cơ hội nhận được trả lời.

6. Gửi email marketing vào đêm khuya

Gửi email vào đêm khuya hoặc cuối tuần không cho thấy sự khẩn trương của vấn đề. Trên thực tế, email ngoài giờ có thể có tác dụng ngược lại. Gửi email chuyên nghiệp ngoài giờ làm việc bình thường (8:00 sáng đến 5:00 chiều) có thể báo hiệu công ty của bạn đang hoạt động kém, bạn không có kỹ năng quản lý thời gian hoặc bạn đang tuyệt vọng cho việc kinh doanh của người nhận. Không điều nào trong số này là tín hiệu bạn muốn gửi cho các đối tác kinh doanh. Bám sát việc gửi email trong giờ làm việc và nếu bạn phải trả lời email vào ban đêm hoặc cuối tuần, hãy lên lịch để gửi email đầu tiên vào buổi sáng trong tuần làm việc.

7. Không kèm theo chữ ký

Đơn giản chỉ cần ký tên của bạn là đủ rồi. Chữ ký email của bạn là một tài sản có giá trị. Nó cũng là một cách tuyệt vời để cho người nhận thêm nhiều thông tin về bạn và công ty của bạn, mà không làm lộn xộn nội dung của email. Bằng cách bao gồm tên, chức vụ, thông tin liên hệ và các giải thưởng trong ngành gần đây vào cuối email của bạn, bạn sẽ tránh được sự nhàm chán cho người đọc bằng một lời giới thiệu dài trước khi họ sẵn sàng tìm hiểu thêm về bạn.

8. Không có lời kêu gọi hành động

Mỗi email bạn gửi phải có mục đích và yêu cầu. Các chuyên gia bán hàng luôn khuyến khích nhân viên của mình cố gắng chốt sale trong mọi tương tác họ có với một khách hàng tiềm năng. “Việc chốt sale là hành động một nhân viên bán hàng yêu cầu một khách hàng tiềm năng cam kết với một cái gì đó trong bất kỳ hoàn cảnh nào – dù lớn hay nhỏ” Cam kết đó có thể là yêu cầu khách hàng tiềm năng của bạn đọc một bài đăng trên blog, lên lịch cuộc gọi hoặc giới thiệu. Bằng cách yêu cầu những cam kết nhỏ này, bạn có thể nhận được khách hàng tiềm năng của mình để nói đồng ý với các yêu cầu nhỏ và mồi chúng để nói đồng ý với các yêu cầu lớn hơn trong tương lai. Cần cụ thể hoá các lời kêu gọi hành động – ngay cả khi một khách hàng tiềm năng đã nói không với bạn trước đây. “Thay đổi cách chốt sale, nhưng giữ cho nó luôn cụ thể. Thay vì yêu cầu một cuộc họp hoặc cuộc gọi khác, hãy hỏi thông tin chung mà họ dễ đưa ra câu trả lời hơn. Ví dụ: bạn có thể nói: “Tôi đang cố gắng hiểu rõ hơn về tổ chức của mình. Tôi có thể tìm hiểu thêm về [dự án X, nhóm, thông báo] ở đâu?”

9. Sử dụng phông chữ “sáng tạo”

Bạn nghĩ rằng phông chữ Gothic thực sự giúp bạn thể hiện bản thân qua email? Lưu nó cho tài khoản cá nhân của bạn. Khi bạn gửi thư tín chuyên nghiệp, hãy giữ mọi thứ sạch sẽ và đơn giản với phông chữ Arial, Times New Roman hoặc Trebuchet MS.Những phông chữ được chứng minh là dễ đọc hơn. Times New Roman sử dụng thiết kế serif nặng với trọng lượng đường nét tương phản hướng dẫn người đọc chuyển mắt từ chữ cái này sang chữ cái tiếp theo. Arial cung cấp cho các chữ cái tương tự các góc và đường nét giống nhau mang lại cho thông điệp của bạn một cái nhìn không lẫn đi đâu được và dễ nhận biết, thu hút nhiều người đọc. Trebuchet MS là một trong những phông chữ an toàn nhất trên web. Các đường nét ở đầu và cuối của các chữ cái giúp font chữ này là một trong những font chữ dễ đọc nhất trên email.

10. Không sử dụng phím tắt email

Nếu bạn không sử dụng phím tắt email, bạn đang lãng phí thời gian quý báu. Trên thực tế, mỗi người đi làm trung bình dành 28% thời gian mỗi tuần cho email. Tức là 11 giờ một tuần. Sử dụng hiệu quả hơn chức năng trong hộp thư đến cả bạn và sử dụng các phím tắt nhanh để có được hiệu quả hơn về thời gian. Bắt đầu với những hướng dẫn này về các phím tắt email trong Gmail, Outlook và Apple Mail.

11. Gửi mail follow up quá sớm

Chỉ cho người nhận 24 giờ để trả lời email là không đủ. Nếu bạn gửi email và yêu cầu phản hồi trong khung thời gian đó, bạn có nguy cơ gây ấn tượng là bạn thiếu kiên nhẫn, thô lỗ hoặc họ không đáng để chiếm thời gian và sự chú ý của bạn. Theo nguyên tắc thông thường, hãy đợi từ năm đến 10 ngày làm việc trước khi gửi mail follow up. Điều này cho phép người nhận của bạn có thời gian trả lời chu đáo tin nhắn. Nó cũng đồng thời cho họ hiểu bạn biết rằng họ có thể hơi bận rộn và không có thời gian để đáp ứng yêu cầu của bạn ngay lập tức.

12. Gửi email marketing trong khi một cuộc gọi trực tiếp sẽ tốt hơn

Không có gì bí mật rằng hầu hết chúng ta thích được liên lạc qua email hơn là qua điện thoại. Một cuộc khảo sát năm 2018 đã báo cáo 61% người tiêu dùng thích được liên hệ bởi các thương hiệu qua email. Nhưng có những lúc bạn chỉ cần nhấc điện thoại lên. Nếu bạn dành hơn 20 phút để viết email, thấy mình viết nhiều hơn ba đoạn hoặc nghĩ rằng thông điệp của bạn sẽ được hiểu cặn kẽ hơn khi trao đổi trực tiếp, hãy gọi cho người nhận.

13. Dài dòng

Bạn có thể ngạc nhiên khi biết thời gian trung bình để đọc một email tăng lên hơn 18 giây trong khoảng thời gian từ 2011 đến 2018. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể giữ được 18 giây đó. Bắt đầu email với dòng mở đầu thật bắt mắt và giới thiệu lý do cho email của bạn trong câu thứ hai hoặc thứ ba của đoạn đầu tiên. Điều này ngay lập tức thu hút sự chú ý của người đọc đủ điều kiện và sẽ kiếm cho bạn 18 giây đó. Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề là cách làm tốt nhất. Tránh việc dài dòng vì nó sẽ gây tốn nhiều thời gian vào những thông tin không quan trọng.