5 bước tạo nên một quy trình quản trị rủi ro chuẩn chỉnh

Rủi ro là vấn đề không mong muốn đối với doanh nghiệp, nhưng khi nó xảy ra thì sẽ ảnh hưởng đến nhiều vấn đề khác. Vì vậy cần có một quy trình quản trị rủi ro chuẩn chỉnh để phản ứng kịp thời.

1. Xác định rủi ro

Dự đoán những rủi ro có thể xảy ra của một dự án không nhất thiết phải khiến tổ chức của bạn cảm thấy u ám và phá sản – mà hoàn toàn ngược lại. Xác định rủi ro là một trải nghiệm tích cực mà cả nhóm của bạn có thể tham gia và học hỏi. 

Rủi ro dự án là bất cứ điều gì có thể ảnh hưởng đến lịch trình, ngân sách hoặc thành công của dự án. 

Xác định các rủi ro

Tận dụng kiến ​​thức và kinh nghiệm tập thể của toàn bộ nhóm của bạn. Yêu cầu mọi người xác định những rủi ro mà họ đã từng trải qua hoặc có thể có thêm thông tin chi tiết về chúng. Quá trình này thúc đẩy giao tiếp và khuyến khích học tập đa chức năng.

Sử dụng cấu trúc phân tích rủi ro để liệt kê các rủi ro tiềm ẩn trong một dự án và sắp xếp chúng theo mức độ chi tiết, với rủi ro ở mức độ cao nhất ở trên cùng và rủi ro chi tiết hơn ở dưới cùng. 

Chiến lược quản lý rủi ro trực quan này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn dự đoán những rủi ro có thể xuất hiện khi tạo công việc cho một dự án. 

Khi bạn và nhóm của bạn đã tổng hợp các vấn đề có thể xảy ra, hãy tạo nhật ký rủi ro dự án để theo dõi và giám sát rủi ro rõ ràng, dễ dàng trong suốt dự án.

Nhật ký rủi ro dự án, còn được gọi là sổ đăng ký rủi ro dự án, là một phần không thể thiếu của bất kỳ quy trình quản lý rủi ro hiệu quả nào. Là một cơ sở dữ liệu liên tục về các rủi ro tiềm ẩn của từng dự án, nó không chỉ giúp bạn quản lý các rủi ro hiện tại mà còn đóng vai trò là điểm tham chiếu cho các dự án trước đây. 

Bằng cách phác thảo sổ đăng ký rủi ro của bạn với các điểm dữ liệu phù hợp, bạn và nhóm của mình có thể xác định và đánh giá nhanh chóng và chính xác các mối đe dọa có thể xảy ra đối với bất kỳ dự án nào.

2. Phân tích rủi ro

Khi nhóm của bạn đã xác định được rủi ro, đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn một chút. Khả năng những rủi ro này xảy ra như thế nào? Và nếu chúng xảy ra, chuyện gì sẽ xảy ra tiếp theo? Bạn sẽ trả lời như thế nào? 

Mức độ rủi ro

Trong bước này, nhóm của bạn sẽ ước tính xác suất và hậu quả của từng rủi ro để quyết định nơi cần tập trung trước. Sau đó, bạn sẽ xác định kế hoạch ứng phó cho từng rủi ro. 

Các yếu tố như tổn thất tài chính tiềm ẩn cho tổ chức, thời gian bị lãng phí và mức độ nghiêm trọng của tác động đều góp phần vào việc phân tích chính xác từng rủi ro. 

Bằng cách đặt từng rủi ro dưới góc nhìn cụ thể, bạn cũng sẽ phát hiện ra bất kỳ vấn đề phổ biến nào trong dự án và điều chỉnh thêm quy trình quản lý rủi ro cho các dự án trong tương lai.

3. Rủi ro ưu tiên

Xếp hạng từng rủi ro bằng cách tính cả khả năng xảy ra và tác động tiềm ẩn của nó đối với dự án. Bước này cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về dự án hiện tại và xác định chính xác nơi tập trung của nhóm. 

Quan trọng nhất, nó sẽ giúp bạn xác định các giải pháp khả thi cho từng rủi ro. Bằng cách này, bản thân quy trình quản lý rủi ro không bị gián đoạn hoặc trì hoãn đáng kể khi đang trong giai đoạn xử lý.

4. Xử lý rủi ro

Khi rủi ro đã được làm rõ, hãy bắt đầu quá trình xử lý. Mặc dù bạn không thể lường trước mọi rủi ro, nhưng các bước trước đó trong quy trình quản trị rủi ro sẽ giúp bạn chuẩn bị để xử lý. 

Trước tiên, hãy bắt đầu với rủi ro có mức độ ưu tiên cao nhất, giao nhiệm vụ cho nhóm của bạn giải quyết hoặc ít nhất là giảm thiểu rủi ro để nó không còn là mối đe dọa đối với dự án. Xử lý và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả cũng có nghĩa là sử dụng tài nguyên của nhóm bạn một cách hiệu quả mà không làm hỏng dự án trong thời gian chờ đợi. 

Khi thời gian trôi qua và bạn xây dựng cơ sở dữ liệu lớn hơn về các dự án trước đây và nhật ký rủi ro của chúng, bạn có thể lường trước những rủi ro có thể xảy ra để có cách tiếp cận chủ động hơn thay vì phản ứng để xử lý hiệu quả hơn.

5. Theo dõi rủi ro

Theo dõi trong quy trình quản lý rủi ro

Giao tiếp giữa nhóm của bạn và các bên liên quan là điều cần thiết khi theo dõi các mối đe dọa tiềm ẩn. Gửi cập nhật dự án thường xuyên cho nhóm và các bên liên quan khác. Kiểm tra riêng với các chuyên gia quản lý rủi ro của bạn để đảm bảo không có bất kỳ báo động nào xuất hiện trong suốt dự án. 

Đảm bảo tích cực duy trì sổ đăng ký rủi ro—nó phải là một tài liệu mà bạn và nhóm của bạn thường xuyên tham khảo. Khi rủi ro thay đổi hoặc phát triển, những rủi ro đó phải được cập nhật trong nhật ký để mọi người cùng xem.

Tổng kết

Ở trên là tổng hợp 5 bước để tạo ra một quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp hoặc bất cứ ai. Bạn cần chuẩn bị trước cho mọi tình huống có thể xảy ra để giữ thế chủ động khi rủi ro xảy ra.

>>>Xem thêm: 9 vấn đề trong quản trị rủi ro doanh nghiệp