5 cách xây dựng quy trình quản trị truyền thông trong doanh nghiệp

Bài viết giới thiệu về cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp, từ việc lên kế hoạch, triển khai đến đánh giá hiệu quả, nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động truyền thông và tăng cường tương tác với khách hàng.

1. Xác định mục tiêu của bạn 

Cũng giống như các kế hoạch kinh doanh khác, xác định mục tiêu mà doanh nghiệp cần để có thể xây dựng được chiến dịch marketing lâu dài là vô cùng quan trọng. Việc lựa chọn khách hàng mục tiêu là rất cần thiết vì yếu tố này sẽ quyết định tới chất lượng và hiệu quả của chiến dịch quảng cáo doanh nghiệp đang triển khai.

Bước xác định mục tiêu có vai trò rất quan trọng 

Đối với mỗi tệp khách hàng khác nhau thì doanh nghiệp cũng sẽ có các dòng sản phẩm/dịch vụ cũng như những chiến dịch truyền thông quảng cáo khác nhau. Vì vậy, tổ chức cần phân biệt rõ ràng đối tượng khách hàng tiềm năng và nhóm khách hàng mục tiêu để có cách tiếp cận phù hợp. 

2. Quyết định người chịu trách nhiệm 

Mỗi một quy trình đều phải có người chịu trách nhiệm giám sát và quản lý nhất định. Thông thường, để có thể đảm nhiệm được vị trí lãnh đạo của một quy trình, nhà quản trị phải luôn chú trọng đến việc rèn luyện những kỹ năng sau: 

Một người lãnh đạo giỏi giúp xây dựng quản trị truyền thông hiệu quả hơn

Kỹ năng giao tiếp

Mục tiêu cơ bản của truyền thông doanh nghiệp là kết nối với mọi người qua nhiều kênh khác. Vì vậy, đây là điều quan trọng với một chuyên gia truyền thông. Công nghệ ngày càng phát triển, hoạt động truyền thông không chỉ dừng ở những bài quảng cáo trên báo chí mà còn hướng tới email, blog, bài đăng tải social media,... cho nên đây là một trong các tính năng người sử dụng hay dùng nhất nếu bạn làm việc ở lĩnh vực truyền thông. 

Tư duy phản biện

Phần lớn công việc của các nhà truyền thông chỉ là giới thiệu những ý tưởng mới và độc đáo của cả nhóm. Bên cạnh đó, khi một chiến dịch marketing được phê duyệt, nhà quản lý cần phải biết trình bày điểm thành công của nó, sự khác biệt và độc đáo so sánh với những chiến dịch của đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, đây là một kỹ năng rất quan trọng mà mỗi nhà quản lý đều cần có. 

Kỹ năng kỹ thuật

Khi muốn đánh giá kết quả của mỗi chiến dịch truyền thông, việc đầu tiên nhà quản trị cần thực hiện sẽ là căn cứ trên dữ liệu mình thu về rồi sau đó xử lý nó. Nếu là một nhà chuyên môn, chắc hẳn bạn sẽ khá quen với những phương pháp thu thập thông tin và phân tích xu thế thị trường. Hiểu cách dùng những công cụ phân tích sẽ đem tới cho các nhà truyền thông lợi thế gấp nhiều người bình thường và giúp họ dẫn dắt chiến dịch của mình thu về hiệu quả cao. 

3. Tạo mục tiêu 

Ngay khi đã xác định xong các vấn đề cơ bản: mục tiêu và người có trách nhiệm thì ở bước tiếp theo nhà quản lý sẽ phải lên kế hoạch cụ thể về công tác truyền thông của doanh nghiệp. Cấu tạo của một kế hoạch truyền thông sẽ bao gồm các bước:

Mục tiêu

Phải đạt đủ 5 tiêu chí của SMART; cần phân biệt rõ mục tiêu bên trong và mục tiêu bên ngoài của doanh nghiệp

Mô hình SMART

• Specific –  Tính cụ thể.
• Measurable – Có thể đo lường được.
• Achievable – Có thể đo đạt được.
• Realistic – Thực tế.
• Time – focused – Tập trung vào yếu tố thời gian

Đối tượng

Đây là giai đoạn giúp bạn tạo nên được nhóm khách hàng mục tiêu. Sau đó định hướng xem thông điệp gửi đến ai và hướng tiếp cận sao cho thích hợp. Nên nhớ rằng các nhóm khách hàng sẽ có hành vi khác nhau. Do đó nếu khác mục tiêu thì mức độ hiệu quả sẽ không cao và khó thực hiện chiến dịch được thành công. 

Phác họa chân dung khách hàng

Bạn có thể phác họa chân dung khách hàng mà doanh nghiệp đang hướng tới thông qua những câu hỏi sau: 

• Họ là ai? 
• Họ nằm trong độ tuổi bao nhiêu? 
• Giới tính của họ? 
• Nghề nghiệp và thu nhập của họ ra sao? 
• Họ sinh sống ở khu vực nào
• Những ai sẽ ảnh hưởng tới quyết định của họ?

Xây dựng chiến lược

Muốn xác định chiến lược thích hợp, bạn cần căn cứ trên những câu hỏi sau: 

• Các công cụ được sử dụng trong toàn bộ kế hoạch là gì? 
• Cách bạn đưa thông tin đến với công chúng? 
• Quá trình tiếp cận thế nào? 
• Kế hoạch truyền thông trên báo và mạng xã hội sẽ diễn ra như thế nào? 

Phân tích tình huống

Công việc này giúp bạn nhanh chóng ứng phó với các vấn đề xảy ra trong quá trình triển khai. Bên cạnh đó, các bạn cũng có thể phát hiện được những sai sót của kế hoạch và nhanh chóng sửa chữa. 

Tiêu chí đánh giá 

Có các tiêu chí đánh giá chính xác về một kế hoạch truyền thông sẽ giúp đo lường những thành công cũng như khó khăn vấp phải khi thực hiện truyền thông sự kiện. Các tiêu chí đánh giá về kế hoạch truyền thông của một doanh nghiệp

4. Đặt budget 

Việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn điều chỉnh từng bước của kế hoạch truyền thông sao cho hợp lý. Vì vậy, xây dựng một bản kinh phí chi tiết và hoàn chỉnh sẽ giúp sự kiện truyền thông của bạn có được tỉ lệ thành công cao hơn.  

5. Đưa kế hoạch vào thực tiễn 

Ở phần này, bạn cần có kế hoạch chi tiết để triển khai các chiến thuật đã được định sẵn. Tuỳ thuộc vào khoảng thời gian, địa điểm cụ thể để bạn có những thay đổi cần thiết cho chiến thuật hợp lý và hiệu quả nhất. Với từng chiến thuật, bạn cần tính toán chi tiết về vấn đề thời điểm triển khai, các hoạt động cụ thể, nguồn nhân sự chuyên trách và dự phòng phát sinh,... 

Tổng kết

Bên trên là 5 cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp, hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích chúc bạn sẽ thực hiện thành công! 

>>Xem thêm: Những tips quản trị truyền thông cho doanh nghiệp